Bagian tersebut berfungsi untuk mengontrol dan mengatur atas persediaan barang atau produk yang akan didistribusikan oleh perusahaan kepada konsumen. Beberapa aktivitas yang dilakukan dalam manajemen persediaan adalah mulai dari cara memperoleh persediaan, menyimpan, hingga persediaan tersebut dimanfaatkan.
Menurut Schroeder (2000), persediaan adalah stock bahan yang digunakan untuk memudahkan produksi atau untuk memuaskan permintaan pelanggan. Konsep persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi (Rangkuti, 2004).
Persediaan di sini memuat arti beragam. Bisa berupa bahan baku, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi, bahkan suku cadang. Mengatur jumlah persediaan tidak semudah yang diperkirakan. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan makin tinggi biaya untuk penyimpanan. Sebaliknya jika kurang malah bisa menghambat proses produksi. Belum lagi perusahaan harus menghadapi beragam ketidakpastian. Mulai dari ketidakpastian permintaan, waktu pemesanan, hingga pasokan dari supplier. Inilah yang membuat inventory management sangat penting dilakukan.
Jika perusahaan bisa mengintegrasikan sistem pengelolaan barang ini dengan sistem lainnya yang lebih canggih, maka bisa mendapatkan keuntungan menghemat sumber daya dari segi tenaga, dana, serta waktu kerja bisa lebih efektif dan efisien. Kondisi tersebut dapat meningkatkan pemasukan yang lebih tinggi dari sebelumnya.
Dalam hal pengelolaan persediaan, umumnya perusahaan menggunakan beberapa metode. Setidaknya ada 5 metode inventory manajemen yang biasa dipergunakan oleh perusahaan untuk mengelola persediaan. Berikut penjelasan masing-masing metode :
1. Metode Periodic Review
Periodic Review merupakan metode dimana jarak waktu antara dua pesanan dalam pengendalian persediaan adalah tetap. Dalam metode ini, persediaan pengaman (safety stock) sangat dibutuhkan karena kemungkinan persediaan habis sebelum masa periode pemesanan datang akan terjadi. Safety stock digunakan untuk meredam fluktuasi permintaan selama berlangsungnya proses lead time serta digunakan untuk meredam seluruh konsumsi persediaan yang ada.
Jumlah pesanan barang yang dipesan dalam periodic review method sangat bergantung dengan sisa persediaan dalam gudang pada saat berada dalam masa akhir periode pemesanan. Maka dari itu, ukuran lot pada barang pesanan akan selalu berbeda setiap kali dilakukan pemesanan. Pada metode ini, periode pemesanan dilakukan secara periodik sehingga administrasi yang diperlukan tergolong ringan.
2. Metode Analisa ABC
Analisis ABC adalah metode dalam manajemen persediaan (inventory management) untuk mengendalikan sejumlah kecil barang, tetapi mempunyai nilai investasi yang tinggi. Dalam metode ini dilakukan penggolongan persediaan di mana dasar penggolongan tersebut adalah nilai serta persediaan. Yang dimaksud nilai di sini adalah nilai total dari persediaan, bukan harga persediaan per unit. Setiap item persediaan akan diberikan label sesuai kelasnya masing-masing. Ini dilakukan karena setiap item persediaan diperlakukan berbeda.
Misalnya pada toko bangunan ada persediaan kaca, besi, dan keramik. Kaca bisa dilabeli dengan grade A, karena kaca perlu perlakuan khusus untuk penyimpanan dalam gudang supaya tidak rusak. Lalu besi bisa dikategorikan golongan B, karena penyimpanannya mungkin lebih mudah dibanding kaca. Untuk keramik bisa diberi kode C karena meskipun jumlahnya banyak, namun penyimpannya jauh lebih mudah dibanding 2 persediaan sebelumnya.
3. Metode EOQ (Economic Order Quantity)
Sering juga disebut metode kuantitas pesanan ekonomi. Merupakan salah satu metode pengelolaan persediaan dengan cara membeli persediaan sesuai dengan pesanan yang diterima. Misalnya perusahaan mendapatkan pesanan. Sudah ditentukan oleh pemesan berapa jumlah pesanan, spesifikasi, serta waktu kapan harus selesai. Dengan begitu perusahaan akan memperhitungkan berbagai hal.
Termasuk tentang berapa kebutuhan bahan, spesifikasi, serta berapa harga bahan baku untuk memenuhi pesanan tersebut. Jadi nanti sudah jelas berapa kebutuhan dan nominalnya. Tidak akan sampai terjadi bahan sisa alias pas. Cara ini banyak membawa manfaat. Mulai dari tidak ada biaya pemeliharaan, serta biaya gudang untuk menyimpan sisa bahan.
4. Metode JIT (Just In Time)
Istilah lain dari metode ini ialah metode tepat waktu. Perusahaan diatur sedemikian rupa untuk tidak memiliki persediaan, sehingga perusahaan diusahakan memiliki persediaan 0 atau mendekati nol. Hal ini karena jika posisi perusahaan seperti itu biaya persediaan juga tidak akan dikeluarkan.
Apakah dengan tidak mempunyai persediaan perusahaan bisa melakukan produksi?. Inilah keuntungan metode ini, perusahaan akan mengusahakan untuk membeli persediaan hanya saat sedang dibutuhkan saja. Sehingga jumlahnya bisa disesuaikan dengan kebutuhan, dan tidak akan ada sisa. Lalu bagaimana caranya?
Dengan membina hubungan baik dengan para pemasok bahan baku. Membuat mereka seolah-olah bagian dari perusahaan. Sehingga kapan pun dan berapa pun pemasok akan selalu siap menyuplai persediaan.
5. Metode MRP (Material Requirement Planning)
Material Requirement Planning (MRP) adalah sistem yang digunakan untuk menghitung besarnya jumlah bahan baku atau komponen yang dibutuhkan untuk memproduksi sebuah barang. Umumnya, sistem ini digunakan oleh perusahaan manufaktur. Sistem ini dibuat untuk menentukan jenis barang yang dibutuhkan, jumlah barang yang dibutuhkan dan kapan barang tersebut harus tersedia. Selain untuk menjaga supaya bahan baku tetap ada untuk digunakan, metode ini berguna untuk memastikan persediaan berjumlah sedikit. Mengapa persediaan harus diusahakan berjumlah sedikit. Hal itu karena semakin sedikit jumlah persediaan otomatis biaya untuk menjaga persediaan tersebut juga makin sedikit. Dalam metode ini akan dilakukan beberapa perencanaan. Mulai dari penjadwalan pembelian, jadwal produksi, hingga waktu pengiriman persediaan bahan baku.
Dengan menerapkan salah satu metode di atas perusahaan akan memudahkan mengatur persedian barang secara optimal, persediaan di gudang akan terkontrol dan proses produksi akan berjalan sesuai rencana karena jumlah persedian telah ditentukan untuk memenuhi proses produksi dalam jangka waktu tertentu.
Penulis : Jaja Abdul Jalil, Mahasiswa Magister Manajemen FEB Universitas Jenderal Soedirman.
(PTW/Redaksi)
